Den amerikanske Conant Family Foundation har lavet en skridt-for-skridt guide på deres hjemmeside til, hvordan en bevillingsproces baseret på deltagende filantropi ser ud.
Her er deres syv vigtigste skridt fra budget til fordeling af midlerne:
1. Opret et budget
Fastlæg budgettet og hvor meget deltagerne må uddele. Beslut om støtten skal være etårig eller flerårig, og afsæt midler til aflønning af deltagerne (hos Conant Fonden får hvert medlem af bevillingsteamet 1.500 dollars pr ansøgningsrunde). Indregn også midler til møder og eventuel ekstern procesfacilitering, hvis det er nødvendigt.
2. Udvikl en arbejdsplan
Lav en detaljeret arbejdsplan for bevillingsteamet, der viser de forskellige trin og giver et overblik over forventet tidsforbrug. Planen skal give medlemmerne overblik over opgaverne.
3. Saml teamet
Udvælg deltagere med forståelse for lokalsamfundsarbejde og engagement inden for programområdet. Rekruttering sker via nomineringsprocesser og interviews for at sikre et engageret og repræsentativt team.
4. Håndter interessekonflikter
Alle deltagere skal oplyse om eventuelle personlige eller økonomiske relationer til ansøgere. Transparens og ansvarlighed sikrer, at deltagernes indsigt ses som en styrke frem for en hindring.
5. Identificér finansieringsprioriteter
Bestyrelsen definerer det overordnede programområde, mens teamet vælger specifikke fokusområder og kriterier. Det er vigtigt at skabe tydelige retningslinjer, så ansøgere kan vurdere, om de kan søge støtte.
6. Afklar udvælgelseskriterier
Der skal udvikles en vurderingsskabelon med specifikke kriterier og spørgsmål til at evaluere ansøgningerne. Gennemgå de første ansøgninger sammen for at teste og justere skabelonen, hvis nødvendigt.
7. Fordel bevillingerne
Herefter mødes teamet og diskuterer ansøgningerne og beslutter, hvilke ansøgere, der skal have støtte.
På Conant Family Foundations hjemmeside kan du desuden finde en række dokumenter, der kan gøre dig klogere på, hvordan du blandt andet kan udarbejde et vurderingsskema, retningslinjer for bevillingsrunde samt tids- og arbejdsplan.